Правила деловой переписки в интернете

Заметка о наболевшем на примере моего полиграфического бизнеса

Правила деловой переписки в интернете Смоленские печатники

Написать этот текст я решил после того, как один из моих клиентов позвонил мне в половине двенадцатого ночи. Наверное, очень хотел печать. Естественно, ничего делать я ему не стал, и даже о консультации в столь позднее время речи идти не может, а вот пару мыслей для блога в моей голове созрели тогда почти моментально. Давайте распишу.

О каналах связи:

  • В 2020 году самый предпочтительный способ официального общения — электронная почта или форма на сайте. У Смоленских печатников есть и то, и другое. Отвечаем очень быстро.
  • Если вы более-менее знакомы со своим собеседником, или же он подразумевает общение в мессенджерах, можете смело писать в них. У Смоленских печатников есть Telegram, WhatsApp, iMessage и даже Viber с группой во VK для приёма заказов, и мы вам всегда там рады. Отвечаем быстрее, чем на почту. Все контакты указаны здесь.
  • Разумеется, самый срочный способ коммуникации — телефонный звонок. Мы с удовольствием проконсультируем вас по любым вопросам или подскажем, куда обратиться, если сами оказать желаемую услугу не в силах.

Про почту:

  • Старайтесь писать в рабочее время. Мы, конечно, стараемся отвечать каждому клиенту и в выходные, но это происходит не всегда. Личное время никто не отменял.
  • Обязательно указывайте тему письма, а в тексте наиболее подробно описывайте то, что вас интересует. Например, если нужно изготовить штамп, сообщите желаемый размер, тип оснастки (ручная и автоматическая) и способ оплаты. Если вы предпочитаете банковские переводы, приложите карточку организации, чтобы мы могли сразу выставить счёт.

Про мессенджеры:

  • Пожалуйста, не пишите людям в нерабочее время и по выходным. Если почта, как несрочный канал связи, подразумевает ответ только тогда, когда это будет удобно собеседнику, то мессенджеры по умолчанию предполагают относительно быстрый ответ. В нерабочее время и — особенно — в выходные дни человек, которому вы пишите по работе, скорее всего, от этой самой работы хочет отдохнуть.

Про голосовые сообщения, стикеры и эмодзи:

  • Люди не любят, когда им создают лишние неудобства. Поэтому прежде, чем записать голосовое сообщение, подумайте, как его примет собеседник. Сколько лишних усилий ему придется приложить? Возможно, позже вы оба решите, что так общаться быстрее и удобнее. Но вряд ли это сработает при первом контакте.
  • Стикеры и эмодзи — пожалуйста. Мы всегда за.

Про телефонные звонки:

  • Здесь всё наиболее категорично: не звоните незнакомому человеку в нерабочее время, это очень плохой тон. Сегодня телефонный звонок от незнакомого человека — это, безусловно, вторжение в личное пространство и у вас должны быть причины, чтобы отвлечь человека в его выходной.
  • Смоленские печатники отвечают на телефонные звонки по будням с 9 утра и до 20 вечера.
  • Довольно часто люди просят принять заказ прямо по телефону: записать ИНН, фамилию врача или любую другую информацию. Пожалуйста, не делайте так, потому что менеджер может ошибиться. Присылайте заказы по почте или в мессенджерах. Телефон — для консультаций.

И запомните: обо всём можно договориться, если ситуация нестандартная

  • В любой ситуации спрашивайте, как будет удобно собеседнику. Язык существует для того, чтобы люди договаривались. Если знаете, что у вас может возникнуть вопрос в нерабочее время, предупредите об этом человека заранее. Спросите собеседника, можно ли ему написать (и какой канал/мессенджер для этого лучше использовать) или стоит сразу звонить, чтобы информация не осталась без внимания.

Смоленские печатники всегда готовы обеспечить каждого своего клиента качественными штемпельными услугами. Но все мы люди. Мы устаём, мы отдыхаем, мы тратим свободное время на увлечения, общение с друзьями и близкими. Поэтом будет отлично, если каждый из нас будет держать в голове эти очень простые правила.

Поделиться
Отправить
Запинить
 137   3 мес   интересно
Популярное